Zakelijke kosten & aftrekposten

“Mag ik dit zakelijk boeken?” is misschien wel de meest gestelde vraag van ondernemers. In deze gids lopen we langs de meest voorkomende soorten kosten en geven we praktische voorbeelden.

1. Wat zijn zakelijke kosten?

De Belastingdienst zegt: kosten zijn zakelijk als ze binnen redelijke grenzen gemaakt worden in het belang van uw onderneming.

• Helpt de uitgave u om omzet te maken of uw bedrijf draaiende te houden?
• Is het bedrag redelijk voor uw soort bedrijf en omzet?
• Kunt u de uitgave onderbouwen als er vragen komen?

2. Volledig aftrekbare kosten

Dit zijn kosten die in principe 100% zakelijk zijn en waarvan de BTW meestal volledig aftrekbaar is:

• Zakelijke software & boekhoudpakketten.
• Kantoorbenodigdheden, laptops en randapparatuur.
• Vakliteratuur en vakgerichte cursussen.
• Inhuur van andere zzp’ers voor uw opdrachten.

3. Gedeeltelijk aftrekbare kosten

Sommige kosten zijn deels privé, deels zakelijk. De regels kunnen per categorie verschillen.

Autokosten

• Rijdt u in een privé-auto? Dan declareert u meestal een kilometervergoeding.
• Rijdt u in een zakelijke auto? Dan zijn de kosten zakelijk, maar speelt bijtelling een rol.

Telefoon & internet

• Een puur zakelijke telefoonabonnement mag volledig zakelijk.
• Bij één privé/zakelijke aansluiting maakt u een redelijke verdeling (bijv. 50/50).

Reis- en representatiekosten

• Trein/OV voor zakelijke afspraken: meestal volledig zakelijk.
• Eten & drinken met relaties: vaak beperkt aftrekbaar voor de inkomstenbelasting.

4. Kosten waar het vaak misgaat

• Privéboodschappen op dezelfde bon als zakelijke uitgaven.
• Kleding die ook privé gedragen kan worden (behalve echte werkkleding).
• Vakanties met een klein zakelijk onderdeel (bijvoorbeeld een conferentie) – maak hier een realistische splitsing.

5. Afschrijvingen (investeringen)

Voor grotere aankopen (bijvoorbeeld een dure laptop, machine of bedrijfsbus) geldt vaak dat u de kosten niet in één keer mag aftrekken, maar over meerdere jaren moet afschrijven.

• Meestal geldt dit bij aankopen boven de ± € 450 excl. BTW.
• De waarde wordt verdeeld over de verwachte gebruiksduur (bijv. 3–5 jaar).
• Hier kunnen extra regelingen gelden, zoals KIA/MIA (investeringsaftrek).

6. Hoe bewaart u het overzicht?

Het belangrijkste is dat u uw kosten logisch groepeert en consequent boekt.

• Werk met vaste categorieën: “Reiskosten”, “Kantoorkosten”, “Marketing”, etc.
• Zet korte notities bij bijzondere kosten (zoals vergaderingen in een restaurant).
• Laat jaarlijks iemand kritisch meekijken of de verdeling nog klopt.

7. Twijfelgevallen: wat te doen?

Twijfelt u of een uitgave zakelijk is? Stel uzelf drie vragen:

1. Kan ik uitleggen waarom dit mijn bedrijf helpt?
2. Zou een buitenstaander dit redelijk vinden bij mijn type onderneming?
3. Durf ik deze uitgave te verdedigen bij een controle?

Is het antwoord drie keer “ja”, dan zit u vaak goed – maar laat bij grote bedragen altijd even iemand meekijken.