Veel ondernemers hebben het gevoel dat hun administratie “wel ongeveer klopt”, maar niet of alles écht netjes geregeld is. Met deze checklist loopt u in 15 minuten de belangrijkste punten na.
1. Basisgegevens & organisatie
- Uw KvK-nummer staat op uw website, facturen en offertes.
- Uw BTW-nummer en adresgegevens staan duidelijk op uw facturen.
- U heeft een vaste map/locatie voor contracten, verzekeringen en belangrijke documenten.
2. Facturatie
Controleer of uw facturen aan de wettelijke eisen voldoen:
- Uniek factuurnummer (oplopend, zonder gaten).
- Factuurdatum én leverdatum/periodedatum.
- Naam en adres van u én uw klant.
- BTW-bedrag en BTW-tarief per regel of totaal.
- Betaaltermijn en betaalgegevens.
3. Inkoop & bonnetjes
- Alle zakelijke bonnetjes worden binnen een paar dagen gefotografeerd of gescand.
- Digitale facturen worden opgeslagen in een vaste map (of direct in uw boekhoudpakket).
- Privé en zakelijk worden niet door elkaar gebruikt op dezelfde bon, waar mogelijk.
4. Bank & kas
- U heeft bij voorkeur een aparte zakelijke rekening.
- Alle banktransacties worden periodiek gekoppeld aan uw administratie.
- Contante betalingen (indien van toepassing) worden met kasbonnen vastgelegd.
5. BTW-aangifte
- U weet of u per maand, kwartaal of jaar aangifte doet.
- Deadlines staan in uw agenda (zie ook de belastingkalender).
- BTW-aangiften worden bewaard (pdf of screenshot) bij uw administratie.
6. Reserveringen & belasting
- U reserveert maandelijks een percentage van de omzet voor inkomstenbelasting.
- De ontvangen BTW laat u niet “opgaan” in uw normale saldo.
- U heeft in beeld of u recht heeft op zelfstandigenaftrek en MKB-winstvrijstelling.
7. Back-up & bewaarplicht
De Belastingdienst eist dat u uw administratie minimaal 7 jaar bewaart. Voor onroerend goed geldt zelfs 10 jaar.
- U heeft een digitale back-up (cloud / externe schijf) van uw administratie.
- U verwijdert geen oude jaren uit uw boekhoudsoftware zonder export.
- Belangrijke documenten (contracten, jaarrekeningen) bewaart u extra veilig.
8. Eerlijke reality check
Beantwoord voor uzelf eerlijk de vraag: “Zou ik het aandurven als morgen de Belastingdienst belt voor een controle?”
- Ja → u heeft het goed op orde, misschien is alleen een kleine optimalisatieslag handig.
- Twijfel → tijd om op te schonen en structuur aan te brengen.
- Nee → begin met één onderdeel (bijvoorbeeld facturen) en werk van daaruit verder.
Wilt u samen de checklist doornemen?
We kunnen uw huidige administratie eenmalig scannen en aangeven waar de grootste risico’s en verbeterpunten zitten.